Чек-лист. Основы системы менеджмента
Эта статья определяет базовые знания о чек-листах, которые получили широкое распространение в практиках систем менеджмента.
Чек-лист – это документ, электронный или бумажный. Он используется, как и говорит его название, для проверок (check — с анлийского «проверять»). По своей сути, чек-лист – это документ со списком требований (критериев), которые необходимо проконтролировать.
Почему для проведения проверки целесообразно использовать чек-лист?
- Во-первых, чек-лист – это документ, который позволяет «не забыть» то, что нужно проконтролировать. Именно эта характеристика чек-листа способствует его популярности в отраслях, связанных с оказанием услуг для потребителей. Например,
— Чек-лист для уборки номеров в гостинице. Каждый, наверное, вспомнит досадные моменты, когда не работает в гостинице пульт от телевизора, отсутствует гель для душа, не функционирует душ. Чек-лист помогает «вспомнить всё».
— Чек-лист проверки функций, например, автомобиля, компьютера. Часто используют сервисные инженеры.
-Чек-лист для места расположения (офиса-продаж, магазина, кафе и т.д.). Очень полезный инструмент, который позволяет проверять выполнение существующих стандартов инфраструктуры, процессов, поведения персонала.
- Во-вторых, это самый удобный вид документа, так как он содержит мало текста, очень наглядный. Длинные контрольные инструкции сложно применимы в ежедневной работе. Многие чек-листы содержат для удобства применения и большей наглядности даже просто картинки.
- В-третьих, такой протокол – это не только документ, но и форма отчетности о том, что проверка была проведена в полном объеме.
Таким образом, система менеджмента использует листы проверки
- для процессов контроля
- в тех процессах контроля, где есть риск что-то упустить, то есть существует несколько областей, которые нужно проверить. Нецелесообразно использовать чек-лист для проверки только одного простого критерия, например, что гирлянда зажигается при включении в розетку.
- для ведения отчетности о совершенных операциях. Чек-лист поэтому кроме требований содержит поля для записей об исполнителе, дате, времени, месте проведения контроля.
Но, как и всё другое в системе менеджмента, чек-лист в одиночку без взаимосвязей с другими областями системы управления бесполезен. Отметки о проведенном контроле могут проставляться формально, без его проведения, когда персонал видит цель своих действий только в том, чтобы отчитаться, не получить замечаний от руководства.
Есть вопросы?
Напишите нашему эксперту