Управление записями в стандарте ISO 9000 до выхода версии 2015 года — было обязательной документированной процедурой.
Записи в системе управления нужны для подтверждения соответствия продукции, свидетельств осуществления той или иной деятельности. Некоторые записи просматриваются и анализируются регулярно, другие, наоборот, могут долгое время вестись персоналом без проявления интереса со стороны других сотрудников предприятия.
И в том, и в другом случае управление записями включает в себя требование к читаемости записей. Ниже перечислим аспекты, влияющие на читаемость записей, которые должны быть рассмотрены организацией.
- Разборчивый подчерк для рукописных записей. Фото к данной статье приведено как раз по причине не совсем четкого подчерка исполнителя. Если управление записями определило этот документ, как документ системы управления, значит необходимо требовать ведение записей через четкое написание.
- Несмываемые и неисчезаемые чернила. В этом блоке хотели бы рекомендовать запрет на ведение записей карандашом и, например, гелевой ручкой, так как ее чернила легко выцветают на свету и не обеспечат сохранность читаемости в течение надлежащего срока архивирования.
А если у сотрудника очень плохой подчерк и прописывание им записей печатными буквами будет занимать продолжительное время?
Тогда один совет- используйте формуляры. Заранее определенные поля для записей в формах обеспечивают внесение информации тезисно. Можно предусмотреть и формуляры для записей в виде чек-листов, где информация вносится крестиком (галочкой, точкой и пр.).
В данной статье мы рассмотрели очень узкую тему из блока «Управление записями». Следите за нашими публикациями, пишите свои комментарии, задавайте вопросы нашим экспертам.
Ваш эксперт