Управление записями

Управление записями. Читаемость

Управление записями в стандарте ISO 9000 до выхода версии 2015 года – было обязательной документированной процедурой.

Записи в системе управления нужны для подтверждения соответствия продукции, свидетельств осуществления той или иной деятельности. Некоторые записи просматриваются и анализируются регулярно, другие, наоборот, могут долгое время вестись персоналом без проявления интереса со стороны других сотрудников предприятия.

И в том, и в другом случае управление записями включает в себя требование к читаемости записей. Ниже перечислим аспекты, влияющие на читаемость записей, которые должны быть рассмотрены организацией.

  1. Разборчивый подчерк для рукописных записей. Фото к данной статье приведено как раз по причине не совсем четкого подчерка исполнителя. Если управление записями определило этот документ, как документ системы управления, значит необходимо требовать ведение записей через четкое написание.
  2. Несмываемые и неисчезаемые чернила. В этом блоке хотели бы рекомендовать запрет на ведение записей карандашом и, например, гелевой ручкой, так как ее чернила легко выцветают на свету и не обеспечат сохранность читаемости в течение надлежащего срока архивирования.

А если у сотрудника очень плохой подчерк и прописывание им записей печатными буквами будет занимать продолжительное время?

Тогда один совет- используйте формуляры. Заранее определенные поля для записей в формах обеспечивают внесение информации тезисно. Можно предусмотреть и формуляры для записей в виде чек-листов, где информация вносится крестиком (галочкой, точкой и пр.).

В данной статье мы рассмотрели очень узкую тему из блока «Управление записями». Следите за нашими публикациями, пишите свои комментарии, задавайте вопросы нашим экспертам.

Ваш эксперт

info@be-expert.ru

Отправляя коментарий, вы принимаете соглашение сайта об обработке персональных данных.