Аудит торговых сетей- та задача, с которой сталкиваются многие производители при рассмотрении канала продаж через торговые сети.
Очень для многих аудит торговых сетей вызывает боязнь, даже уверенность, что пройти такой аудит очень тяжело.
Кому повезло с аудитом?
Конечно, более уверенно себя чувствуют те предприниматели, кто внедрял систему управления, занимался вопросом соответствия технических регламентов, имеют сертификаты на систему менеджмента качества ISO 9001, проходили аудит СМК, внедрили системы менеджмента безопасности пищевой продукции или аналогичные.
А что, если сертификатов нет, нет опыта в прохождении такого аудита у персонала тоже нет?
Как подготовиться к аудиту торговых сетей?
Есть 4 области, которые следует проверить до того, как на пороге появится аудитор.
1.Внешний вид предприятия, состояние инфраструктура
Помните поговорку «встречают по одежке»- это как раз про то, какое впечатление произведет подъезд к предприятию, территория возле, сами здания, оборудование, транспорт, даже бытовые помещения (комнаты приема пищи и санитарные комнаты). Посмотрите на фото к статье, сразу становится понятно, какое окружение заслуживает доверие аудитора и может обеспечить хороший результат аудита.
Что необходимо сделать для хорошего впечатления во время аудита торговой сети:
- провести уборку;
- выкинуть весь мусор;
- закрыть неработающее оборудование;
- сделать свет;
- убрать провода;
- подремонтировать все ржавое, разбитое, потрескавшееся.
Даже мелкие инвестиции в инфраструктуру, например, установка новых мусорных контейнеров, расстановка новых паллет, покраска пола, разбор складских завалов повышают шанс предприятия успешно пройти аудит производства. То впечатление, что в рамках данной инфраструктуры может создаваться качественный продут (мы же помним, что аудит торговой сети – это прежде всего аудит по качеству).
2.Упорядоченные процессы
Аудит торговых сетей включает в себя требование по демонстрации упорядоченных процессов, наличию системы управления. Все это позволяет аудитору сделать вывод, что свежепокрашенный пол – не был подготовкой к аудиту, а системный результат. Аудит уделяет внимание следующим процессам:
- Закупка;
- Хранение (склады);
- Производство;
- Контроль качества;
- Техническое обслуживание оборудования;
- Планирование, управление заказами.
Что значит упорядоченный процесс или система менеджмента качества?
Это значит, что аудитор должен убедиться, что
- Есть порядок осуществления процесса, включающий, так называемые, лучшие практики – выбор и оценка поставщиков, идентификация продукции, контроль параметров окружающей среды на складе, выдача заданий в производство и многое другое;
- Персонал проинформирован об алгоритме осуществления процесса, знает, что делать, если возникают отклонения;
- Процесс по представленному регламенту осуществляется продолжительное время, то есть система менеджмента качества существует больше, чем неделя до аудита.
3.Документация
Да, аудит торговых сетей предполагает, что основные регламенты управления будут документированы, а самые значимые действия и результаты будут записываться и сохраняться для последующего анализа и улучшения.
Что ожидает увидеть аудитор как основные документы?
Сразу сделаем оговорку, сложно говорить в одной статье про все производства, все отрасли, но, тем не менее, хотим оставить главные рекомендации. Необходимая документация к аудиту-это следующие документы в областях:
- Производство: технологические регламенты и инструкции, маршрутные карты, наряды-задания на производство, отчетная документация по выпуску партии, контроль первого образца в партии;
- Контроль качества: инструкции по отбору образцов, инструкции по входному, операционному контролю и по контролю готовой продукции; протоколы испытаний, журналы с результатами контроля;
- Закупки: спецификации на закупаемые продукты, критерии выбора поставщика, свидетельства текущей (периодической) оценки поставщиков, договоры с поставщиками, реестры альтернативных поставщиков;
- Техническое обслуживание: инструкции по эксплуатации оборудования, планы ППР, программы технического обслуживания, дефектные ведомости, отчетная документация;
- Хранение: отчеты по инвентаризации, инструкции по хранению, по погрузо-разгрузочным работам, схемы складирования.
4.Знания и компетенции персонала
Все понимают, что персонал- это ключевая ценность каждого предприятия. На аудите торговой сети важно, чтобы участие принимал не только один сотрудник отдела продаж, сопровождающий аудитора. Важно предоставить возможность для проведения интервью с ответственными за процессы.
Ожидается, что у руководителя производства, у руководителя контроля качества имеется профильное образование.
На основании компетенций персонала определяются функции и полномочия, которые регламентируются в должностных инструкциях, матрицах компетенций.
Выводы
Выполнение обозначенных задач в 4 областях позволят пройти аудит торговой сети без значительных отклонений. Сроки на подготовку у предприятий очень разные, так как зависят от текущего исходного состояния, а также количества применимых к деятельности компании внешних нормативных требований.
Ваш эксперт
info@be-expert.ru