Аудиты бывают разные, но подготовка к аудиту всегда проходит по одному и тому же плану.
- Определение критериев аудита
Критерии аудита – это требования, по которому компанию будут проверять. Подготовка к аудиту должна будет больше успешна, если требования известны организации не приблизительно, а точно. Не все заказчики предоставляют заранее чек-лист аудита проверяемой организации, переживая, что компания подготовится к аудиту и покажет не объективное состояние процессов. Поэтому иногда подготовка к аудиту начинается с опроса знакомых компаний, изучения опыта, отзывов в интернете.
- Оценка соответствия критериям и выполнение мероприятий по улучшению
Когда требования к организации известны выполняются четыре этапа:
- анализ требований «что бы это значило?»
- оценка себя «а у нас это есть?»
- и потом выводы «что нужно сделать?»
- собственно сам этап выполнения мероприятий
Обычно на данном этапе возникает и параллельный вопрос:
«А зачем мы сюда ввязались?»
Почти всегда мероприятия данного этапа связаны с наведением порядка, улучшением «внешней картинки» предприятия, то, что мы называем Культура производства.
- Инструктаж персонала
Любое изменение в рамках подготовки к аудиту, если, конечно, подготовка к аудиту начинается не за год до его проведения,- это обычно очень быстрое изменение, внедрение новых постоянных или даже временных правил. Соответственно нужно уделить вниманию тому, чтобы в новых правилах ориентировался персонал: понимал логику, правильно отвечал на вопросы, демонстрировал выполнение установленных правил, хорошо ориентировался в процессах и существующих регламентах.
Самыми популярными вопросами к нашей услуге по подготовку к аудиту являются:
- Сколько времени нужно на подготовку к аудиту?
- Можно ли подготовиться к аудиту с гарантией?
- Можно не готовиться к аудиту и завершить его успешно?
Все ответы на эти вопросы зависят от исходного состояния организации, от того, требует подготовка к внешнему аудиту реализацию целого списка мероприятия или только некоторых единичных.
И последний вопрос: имеет ли смысл привлекать к подготовке к внешнему аудиту стороннего консультанта?
Имеет смысл в следующих ситуациях:
- Если не известны критерии аудита. Здесь эксперт на основании своего опыта или определит максимально вероятные требования внешнего аудитора, или даже предоставит чек-лист (из собственных архивов)
- Если нет опыта в прохождении аудита. Здесь консультант сможет провести моральную подготовку персонала, потренировать персонал к методологии проведения аудита.
- Если требования известны, но не понятны. В этом случае можно привлечь эксперта к обучению требованиям внешнего аудита
- Если все понятно, но нет времени на выполнение всех необходимых действий. Разработка документации может быть, например, также передана стороннему эксперту.
Подробнее об этапах услуги можно прочитать у консультантов, например OREX Pro.
Есть вопросы?
Задайте их Вашему эксперту
info@be-expert.ru