Актуализация документации – важный этап в жизненном цикле документа. Документ по своей сути в системе менеджмента является свидетельством запланированных подходов к управлению (в цикле PDCA – это подтверждение выполнения ПЛАНИРОВАНИЯ). Если в результате функционирования системы менеджмента или процесса становится ясным, что выполнить запланированные правила (=следовать и выполнять безошибочно документацию) невозможно, неудобно, неэффективно, то актуализация документации должна быть проведена. Другими причинами внесения изменений в документацию могут быть:
- Изменения в инфраструктуре и ответственности за деятельность;
- Изменения в нормативной документации;
- Желание улучшить точность, доступность для понимания персонала документ и так далее.
В этой статье расскажем не про ПОЧЕМУ актуализация документации происходит, а КАК ее провести.
Существуют 2 подхода актуализации документации:
- вносить изменения в действующую редакцию документа, то есть указывать изменения внутри на страницах документа, дополнять его
- переиздавать документ в новой редакции, публикуя весь обновленный текст со всеми принятыми изменениями.
Внесение изменений путем замены листов будет означать:
- обдумывание, как правильно внести эти изменения в документ: разослать пользователям уведомление об изменении, сделать дополнительный лист или приложение, заменить лист в действующем документе на обновленный. И еще также всякие мелочи- а если это дополнительный лист, куда его в бумажный документ вставить, в начало или конец, или в то место документа, которое как раз дополняется. А будут ли далее отклонения в такой практике, что этот дополнительный листок в начале или в конце документа упустили/не прочитали про новое изменение…
Актуализация документации через перевыпуск чуть проще. Здесь нет необходимости решать, как заменить листы или вставить дополнительные. Документ переиздается и в новой редакции рассылается пользователям уже полностью с новым текстом.
В любых вариантах актуализации, пожалуйста, используйте лучшие практики BE EXPERT для:
- информирования об изменении. Ведь даже переизданный документ с известным названием может быть невнимательно изучен пользователями.
- для удобства выделяйте изменение в тексте жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием и т.д.
- предусмотрите дополнительные мероприятия для ввода документа в действие, которые помогут безошибочно выполнять деятельность в соответствие с новыми правилами. Это могут быть мини-инструктажи, тестирование знаний после изучения актуализированного документа, вывески.
Практикум по управлению документацией можно заказать у экспертов нашего сайта BE EXPERT. Пишите нам, читайте другие статьи в разделе Система управления.
Ваш эксперт