Разработка документации СМК- это тот этап, который останавливает всех от внедрения системы менеджмента качества. Писать документы также нужно уметь, есть боязнь, что документ будет не. принят аудиторами, потому что, к сожалению, на практике при проведении аудита системы менеджмента качества аудиторы ставят во главу угла документ СМК, а не функционирующую систему.
Мы не будем в этой статье рассматривать причины некачественного аудита СМК, поговорим, какой алгоритм используется для того, чтобы разработка документации СМК стала легким процессом, а итоговый документ удовлетворил бы внутренним потребностям организации, а также требованиям аудиторов, клиентов, инспекционных органов.
Разработка документации СМК состоит из следующих этапов:
- Определение темы процедуры, процесса, для которого создается документ. Это тема не должна быть раскрыта в других внутренних документах СМК, иначе на практике это может привести к противоречием двух документов, неактуальности подходов одного из документов (про который забыли). То есть первым делом следует проверить, не раскрыта ли тема полностью или частично где-либо еще. В этом пункте повезло тем, у кого еще нет документов ISO 9001.
- Определение структуры и содержания документа. По сути на этом этапе создается план документа, который будет дополнен описаниями. Документ СМК должен полностью раскрывать тему. На этом этапе сразу начинаем думать о пользователе документации СМК. Удобнее использовать и руководствоваться инструкцией тога, когда она:
- простая, то есть написана простым языком
- короткая
- описывает процесс по порядку, «не перепрыгивая» с темы на тему;
- раскрывает сокращения и термины. Это будет важно для нового персонала, кто придет в вашу организацию и будет знакомиться с регламентами.
- хорошо визуализирована. Чем больше рисунков, графиков, фотографий, тем легче запоминается информация. А мы ведь хотим, чтобы документ СМК стал руководством к действию (иначе нет смысла его создавать)
- не содержит «воды». Документ СМК, как и любой другой регламентирующий документ, не должен содержать исторические справки, цитаты, общие фразы.
Пример содержания процедуры по планированию производства:
- Исходные данные для планирования
- Процесс планирования
- Согласование, утверждение Плана
- Рассылка Плана производства
- Внесение изменений
Не забудьте о том, что разработка документации СМК подразумевает ответы на вопросы
- ЗАЧЕМ? Определить цель документа
- КТО? Определить ответственность
- КОГДА? Определить время, периодичность, условия старта процесса
- КАК? Описать алгоритм
3. Согласование документа СМК проводится с участниками процесса, его поставщиками и потребителями.
4. Утверждает документ руководитель, не обязательно генеральный директор.
5. Оформление документации СМК — почти всегда демократический. процесс (если, конечно, форма документа не регламентирована внешними нормативно-правовыми актами). Важными атрибутами оформления являются:
- заголовок
- нумерация страниц
- указание версии/редакции
- указание разработчика, согласующий лиц, отметка утверждения
- дата ввода в действие
Если предполагается, что документация СМК будет предъявляться часто внешним лицам, то целесообразно в документацию добавить «красоты», например, ввести логотип компании, указание сайта, слогана и пр.
Так как жизнь любой организации не стоит на месте, документы СМК пересматриваются. .Логично ,что изменения документации СМК проходят вместе с изменениями процессов. Однако, на практике в спешке об этом часто забывают, поэтому одной из рекомендуемых практик ,иногда обязательных практик (для стандартов с GMP) является установление срока пересмотра документации СМК. Обычный плановый срок пересмотра — 3 года.
О принципах актуализации документации можно почитать на нашем сайте в статье Актуализация документации.
Разработку документации СМК для вашей организации рекомендуем заказывать у экспертов по системе менеджмента качества. Компания OREX Pro предоставляет такие услуги оперативно и с учетом всех пожеланий заказчиков.
Ваш эксперт
info@be-expert.ru