Разработка документации СМК

Разработка документации СМК

Разработка документации СМК- это тот этап, который останавливает всех от внедрения системы менеджмента качества. Писать документы также нужно уметь, есть боязнь, что документ будет не. принят аудиторами, потому что, к сожалению, на практике при проведении аудита системы менеджмента качества аудиторы ставят во главу угла документ СМК, а не функционирующую систему.

Мы не будем в этой статье рассматривать причины некачественного аудита СМК, поговорим, какой алгоритм используется для того, чтобы разработка документации СМК стала легким процессом, а итоговый документ удовлетворил бы внутренним потребностям организации, а также требованиям аудиторов, клиентов, инспекционных органов.

Разработка документации СМК состоит из следующих этапов:

  1. Определение темы процедуры, процесса, для которого создается документ. Это тема не должна быть раскрыта в других внутренних документах СМК, иначе на практике это может привести к противоречием двух документов, неактуальности подходов одного из документов (про который забыли). То есть первым делом следует проверить, не раскрыта ли тема полностью или частично где-либо еще. В этом пункте повезло тем, у кого еще нет документов ISO 9001.
  2. Определение структуры и содержания документа. По сути на этом этапе создается план документа, который будет дополнен описаниями. Документ СМК должен полностью раскрывать тему. На этом этапе сразу начинаем думать о пользователе документации СМК. Удобнее использовать и руководствоваться инструкцией тога, когда она:
  • простая, то есть написана простым языком
  • короткая
  • описывает процесс по порядку, “не перепрыгивая” с темы на тему;
  • раскрывает сокращения и термины. Это будет важно для нового персонала, кто придет в вашу организацию и будет знакомиться с регламентами.
  • хорошо визуализирована. Чем больше рисунков, графиков, фотографий, тем легче запоминается информация. А мы ведь хотим, чтобы документ СМК стал руководством к действию (иначе нет смысла его создавать)
  • не содержит “воды”. Документ СМК, как и любой другой регламентирующий документ, не должен содержать исторические справки, цитаты, общие фразы.

Пример содержания процедуры по планированию производства:

  • Исходные данные для планирования
  • Процесс планирования
  • Согласование, утверждение Плана
  • Рассылка Плана производства
  • Внесение изменений

Не забудьте о том, что разработка документации СМК подразумевает ответы на вопросы

  • ЗАЧЕМ? Определить цель документа
  • КТО? Определить ответственность
  • КОГДА? Определить время, периодичность, условия старта процесса
  • КАК? Описать алгоритм

3. Согласование документа СМК проводится с участниками процесса, его поставщиками и потребителями.

4. Утверждает документ руководитель, не обязательно генеральный директор.

5. Оформление документации СМК – почти всегда демократический. процесс (если, конечно, форма документа не регламентирована внешними нормативно-правовыми актами). Важными атрибутами оформления являются:

  • заголовок
  • нумерация страниц
  • указание версии/редакции
  • указание разработчика, согласующий лиц, отметка утверждения
  • дата ввода в действие

Если предполагается, что документация СМК будет предъявляться часто внешним лицам, то целесообразно в документацию добавить “красоты”, например, ввести логотип компании, указание сайта, слогана и пр.

Так как жизнь любой организации не стоит на месте, документы СМК пересматриваются. .Логично ,что изменения документации СМК проходят вместе с изменениями процессов. Однако, на практике в спешке об этом часто забывают, поэтому одной из рекомендуемых практик ,иногда обязательных практик (для стандартов с GMP) является установление срока пересмотра документации СМК. Обычный плановый срок пересмотра – 3 года.

О принципах актуализации документации можно почитать на нашем сайте в статье Актуализация документации.

Разработку документации СМК для вашей организации рекомендуем заказывать у экспертов по системе менеджмента качества. Компания OREX Pro предоставляет такие услуги оперативно и с учетом всех пожеланий заказчиков.

Ваш эксперт

info@be-expert.ru

Отправляя коментарий, вы принимаете соглашение сайта об обработке персональных данных.