Документы СМК. Группы документов и их оформление
Многие считают, что документы СМК – это самое главное в системе управления организации, которая соответствует ISO 9001. Мы работаем в области консультационных услуг по СМК более 20 лет и хорошо помним, как подробно на обучении рассматривали нумерацию страниц журналов, прошивку документов, скрепления печатями, учёт и нумерацию копий документов СМК. У нашей команды никогда не было восторгов от этой темы. Чуть позже пришло увлечение блок-схемами, которые не поменяли сути отношения к документации в системе менеджмента, а только форму. Так радостно, что в настоящее время нет акцентов на документации системы качества, по крайней мере, у прогрессивных аудиторов.
Давайте разберём в наших нескольких статьях, какие документы СМК должны существовать организации и как их легко создать. 
Система менеджмента качества рассматривает три группы документов:
- Нормативно-правовые акты государства, законодательные требования. Часто эту группу называют внешней документации организации. Внимание мы должны уделять тем внешним документам, которые относятся (применимы) к деятельности организации. В этой группе стандарты ГОСТы, Технические регламенты, Строительные нормы и правила, законодательные документы в области охраны труда, Постановления правительства по регистрации и сертификации, трудовой кодекс и многое другое. Так подробно раскрываем, возможно, для многих наших читателей эту тему, так как сталкиваемся в практике с понятиями «документы СМК» и «НЕ документы СМК». А по сути речь идет о единой системе управления.
- Во второй группе — документы СМК которые требуются соответствующем стандартами на систему менеджмента качества. К таким стандартам относятся: ИСО 9001, ИСО 13485, IATF 16949 и т.д. Те организации, которые должны соответствовать указанным стандартам, идентифицирует в тексте разделы, в которых есть термин «документированная информация». Например, один из первых примеров: «Область применения системы менеджмента качества должна поддерживаться документированной информацией». В последних редакциях стандартов 2015-2018гг таких требований не очень много, поэтому абсолютно несправедливо продолжать утверждать, что менеджмент качества – это документация.
- К третий группе мы отнесём все внутренние документы СМК организации, которые разработаны не потому, что кто-то потребовал их наличие, а потому, что они оказались нужны самой организации для различных целей. Какие цели могут привести к созданию документа и о каких документах СМК вообще идет речь? Например, в этой группе : отчёт о суточной выработки готовой продукции смены (данные нужны бухгалтерии, кадрам для расчета премии и пр.), лист выдачи сырья со склада в производство (данный документ подтверждает кладовщику передачу ответственности за материальные ценности), журнал учёта использование ножей или какой-либо другой оснастки оборудования для обоснования количества закупки запчастей для целей оперативного устранения неисправностей на оборудовании В этой группе окажутся не только подтверждающие документы о том, что что-либо было сделано (их стандарты на систему менеджмента качества называют «записями». В своей организации вы найдёте также внутренние регламентирующие документы СМК такие как, инструкции по охране труда, порядок согласования договоров, шаблонные письма с предложениями для клиентов и многое другое.
Все документы СМК должны управляться. Это означает:
- быть согласованными и утверждёнными,
- быть актуальными,
- полно и чётко описывать ситуацию или процесс,
- демонстрировать персоналу, какие изменения произошли, а также
- документы СМК должны быть распространены персоналу, персонал должен ознакомиться с применимыми документами и использовать их в процессе своей работы. Неактуальные документы СМК должны быть удалены с рабочих мест.
Некоторые из перечисленных правил управления документами СМК найдут отражение в правилах оформления самого документа. Мы рекомендуем использовать в оформлении документа СМК следующие позиции:
- Наименование, оригинальное название документа. В организации не должно существовать двух документов с одним названием
- Указание на разработчика документа, согласующих лиц и лицо, утвердившее документ
- Дата утверждения
- Дата ввода в действие документа СМК
- Номер редакции
- История изменений документа
- Нумерация страниц
Конечно, не все эти признаки подходят для записей, но для управления регламентирующими документами все перечисленные аспекты будут полезны.
Оформляя документ, не забывайте, что самое главное это все-таки- то, что документ будет легким, читаемым, рабочим. Наш пример с фото к заметке – уж очень большой документ.
Если Вам нужна услуга по разработке документации СМК, рекомендуем сделать заявку на нашем сайте с описанием услуг по ссылке.
Здесь в комментариях ждем Ваших вопросов, мнений. Будем рады обсудить.
Ваш Эксперт
info@be-expert.ru