Много пишут, что разработка системы качества является «непременной составляющей успешной и эффективной работы любой организации». В такие лозунги сложно верить, особенно, если весь опыт разработки СМК строился на создании большого количества документов, принесло компании только затраты на оплату труда специалиста и нервозную обстановку в коллективе. Разработка системы качества не начинается с документов!
На самом деле, система качества задумана как и представляет собой совокупность правильно, для конкретной организации и ее целей выстроенных процессов, направленных на обеспечение высокого уровня качества продукции или услуг, достижение результата каждого процесса. Главная идея разработки и внедрения системы качества заключается в том, что она позволяет улучшить бизнес-процессы, повысить удовлетворенность клиентов, снизить риски и несоответствия, а также повысить конкурентоспособность организации на рынке. Кроме того, система качества работает на «внутренние» цели, способствует повышению производительности, оптимизации затрат и повышению эффективности деятельности организации в целом.
Опять лозунги? Да, но мы более 20 лет осуществляем разработку систем качества, реализуя лозунги в жизнь компаний наших заказчиков. Если Вы хотите получить пример, близкий Вашей отрасли или специфике, просто напишите нам, мы направим информацию по проекту.
А в этой статье о том, с чего начинать разработку системы качества поэтапно, дополнительно в нашей библиотеке Вы сможете скачать примерный план.
1. Определение целей и задач системы качества. На этом этапе необходимо определить, какие цели и задачи должна выполнять система качества организации. Важно учесть потребности клиентов, требования стандартов качества (особенно важно, когда организация входит в состав или под управление другой организации, где есть свои правила) и бизнес-цели организации (лицензии, взаимодействия с внешними сторонами и пр.). Все это — отправная точка, в стандартах это называют анализом контекста.
2. Документирование задач, стратегических направлений через Политику в области качества. Этот этап называют «Разработка политики качества», но вопрос не стоит в том, что создать безликую копию на основе нескольких примеров из интернета. Задача стоит именно документировать основные направления в результате 1, чтобы вовлечь персонал. Политика качества является основным документом, который отражает стратегию и принципы работы организации в области качества для всех. Она должна быть сформулирована четко и понятно, чтобы все сотрудники организации могли ее понять и следовать ей. Конечно, кроме Политики могут появиться документы с принятыми решениями по целям не для всех, например, Стратегия компании.
3. Планирование и проектирование системы качества. Основной этап. На этом этапе определяются необходимые для организации процессы, процедуры, документы и ресурсы, которые требуются для реализации системы качества. Особое внимание уделяется определению ключевых показателей эффективности (KPI), которые будут использоваться для оценки достижения поставленных целей. Вот это как раз тот самый этап, где всё может пойти не так. Процессы должны быть спроектированы таким образом, чтобы получать требуемый результат:
- продажи должны обеспечить заключение контрактов на сумму ХХХ. Как это сделать? Определить, кто клиенты, кто конкуренты, определить пути продвижения и методы продаж;
- процесс проектирования и разработки должен выводить на рынки новые продукты, которые будут успешно функционировать, продаваться и обеспечивать, в том числе, удовлетворенность покупателей.
И так далее.
Процессы всегда и сильно взаимосвязаны. Например, чтобы процесс продаж продавал новые продукты, этот продукт должен иметь правильную стоимость для потребителя, за которую он готов купить продукт. Сотрудники отдела продаж должны иметь необходимую информацию по новому продукту, какие свойства и функции, чем отличается от других продуктов на рынке. Процесс проектирования и разработке в создании прототипов использует материалы, образцы, которые для данного процесса обеспечивает процесс закупок. Сотрудники процесса проектирования обладают актуальными знаниями новых технологий через постоянно реализующийся процесс новых знаний, который реализует процесс управления персоналом. В этой цепочке также можно продолжать до бесконечности. Мы думаем, Вам стало чуть понятней, как реализуется основной этап разработки системы качества. Напоминаем, что примеры можно получить у нашей команды, написав нам по контактам.
4. Внедрение и реализация системы качества. В этой фазе проводится обучение сотрудников организации, ознакомление их с новыми разработанными процессами, процедурами и требованиями качества, а также внедрение системы качества на практике. Меняются функции персонала, меняются процессы. Нередко параллельно с этим этапом начинается анализ и устранение выявленных несоответствий и проблем, в том числе, устраняются недостатки, неучтенные аспекты разработанных решений по системе менеджмента.
5. Мониторинг и анализ эффективности и результативности системы качества. Этап 4 «Внедрение системы качества» означает, в том числе, и внедрение системы мониторинга. После внедрения системы качества необходимо проводить систематический мониторинг и анализ ее результатов. Для этого используются различные методы сбора данных, анализа результатов и оценки соответствия системы качества поставленным целям и ожиданиям клиентов.
Этот этап очень известен руководителям, так как они постоянно сталкиваются и внедряют свою систему показателей. В нашем опыте проектов по разработке систем качества часто такой парадокс, что
показатели есть, а системы (четких требований к процессам) нет.
Поэтому на этапе разработки системы, в том числе, актуализируется система мониторинга, а на этапе мониторинга осуществляется управление по результатам. Что это означает на практике:
- полученные показатели оцениваются с точки зрения «хорошо» или «плохо»;
- анализируются причины для факторов с оценкой «плохо»;
- разрабатываются меры по устранению отрицательных результатов, назначаются ответственные лица, сроки выполнения.
Система качества – хороша тем, что имеет внутри механизм (=опять же разработанные процессы) постоянного совершенствования через внедренный контроль продукции, процессов, взаимосвязей процессов и системы в целом.
Несмотря на то, что:
- разработка системы качества является длительным процессом;
- многие имеют собственный негативный опыт разработки бесполезных и неработающих правил, или об этом рассказывали другие;
успешная реализация системы качества способна приносит организации большое количество преимуществ, и множество успешных предприятий с грамотно реализованной системой управления это подтверждают.
Наш вывод: занимайтесь разработкой системы качества, используйте наши примеры, приглашайте на поддержку наших экспертов. Мы достигаем результатов в процессах, так как создаем процессы, а не бумажки.
Ваш эксперт
info@be-expert.ru
Наш сайт с услугами: www. orexpro.com