В современном бизнесе разработка и успешная реализация ключевых показателей эффективности (KPI) является неотъемлемой частью управления производственными процессами и оценки успеха сотрудников (сотрудники на многих должностях часто уже не готовы работать только за зарплату). KPI представляют собой объективные критерии и метрики, которые помогают компании измерять и анализировать свои результаты, в том числе вклад сотрудников.
В этой статье мы рассмотрим важные моменты, необходимые для разработки хорошей системы KPI именно для сотрудников, приведем примеры с опыта реализованных нами проектов.
1. Определение целей и стратегии компании.
Перед тем как начать разрабатывать систему KPI, необходимо четко определить цели и стратегию компании. Что компания хочет достичь, как минимум, в краткосрочной (1-2 года), а лучше и в долгосрочной перспективе (3-5 лет)? Какие основные направления бизнеса требуют особого внимания? Ответы на эти вопросы помогут сформулировать основные показатели эффективности, связанные с целями и стратегией компании. Если в основе разработки системы KPI не иметь стратегические направления, то получается полный дисбаланс, когда сотрудники получают премии за выполнение плана продаж и отсутствия простоев оборудования, а задача при этом стоит разработать продукт-аналог конкурентов. В итоге- потеря рынка, отсутствие вообще каких-либо финансовых возможностей для выплаты премий в соответствие с системой KPI.
2. Определение ключевых областей деятельности (для реализации стратегии):
Для реализации стратегических направлений (см.пункт 1) потребуется приложить усилия в ключевых областях деятельности или процессах, которым требуется уделить особое внимание в обозначенный период времени. Зачастую процесс продаж остается в центре внимания всегда, так как все-таки большинство компаний являются коммерческими и нацелены на генерирование прибыли. К системе KPI для сотрудников-участников процесса продаж добавляются целевые показатели для других команд, например, как писали в примере выше, для технологов-разработчиков. Если Ваша компания нацелена на построение системы KPIдля всех процессов, то показатели для ключевых областей деятельности на конкретный период времени будут иметь большую весомость, возможно, более частый мониторинг
3. Установление KPI-целей:
Каждый KPI должен быть конкретным и измеримым, чтобы можно было оценить достижение цели. Они также должны быть достижимыми и значимыми, чтобы мотивировать сотрудников и отвечать стратегическим потребностям компании. Наконец, цели должны быть ограничены во времени, чтобы установить четкие рамки для их достижения. Это методология SMART, о которой многие слышали. Наш опыт дополняет этот этап разработки системы KPI необходимостью для ключевых областей деятельности еще и выделить ключевые KPI. Например, для сотрудников в продажах могут быть поставлены цели по увеличению повторных заказов или суммы каждого заказа, по согласованию предоплат и снижению кредиторской задолженности, в конце концов, по продажам новых продуктов или увеличению доли продаж продуктов собственного производства. Для каждой организации будут свои ключевые KPI в системе KPI на конкретный период времени.
И еще один важный момент в завершении этапа: проверьте, что KPI действительно относится к функциям сотрудника, что сотрудник может на них влиять. Пример: показатели по браку продукции часто возлагают на сотрудников отдела технического контроля, которые не создают брак, а лишь проводят оценку соответствия продукции в строго установленных точках и в соответствие с выборкой.
4. Вовлечение сотрудников:
Разработка системы KPI должна быть процессом, в котором активно участвуют сотрудники, непосредственно связанные с конкретными показателями эффективности, в том числе, и те сотрудники, которые является внутренними потребителями процесса. Например, главному инженеру может нравится показатель «количество аварийных простоев», а внутренний потребитель процесса обслуживания оборудования – производство будет заинтересован совсем в другой системе KPI для главного инженере, например, в показателе «Время переналадки». Вовлечение ответственных сотрудников и потребителей процесса поможет лучше понять и принять KPI, а также обеспечит их сопричастность к достижению поставленных целей. Сотрудники должны четко понимать, как их вклад в работу отразится на общих показателях эффективности.
5. Установление периода мониторинга системы KPI и анализ результатов:
Ключевые показатели эффективности имеют смысл только при регулярном измерении и анализе результатов. Отлично, если получится применить автоматизированную систему, которая позволит собирать и анализировать данные о KPI в реальном времени. Но не для всех процессов и показателей это возможно. Здесь важно иметь ввиду, что мониторить следует только ключевые показатели, а не те, которые позволяет мониторить система. Мы часто на старте проектов по разработке системы KPI наблюдали такие решения, когда система KPI «подстраивалась» под возможности системы 1С, не наоборот. Это неправильно, нарушает всю логику введения показателей.
6. Постоянное обновление и корректировка системы KPI:
Бизнес-среда постоянно меняется, и компании должны быть готовы адаптироваться к новым условиям. Мы уже писали выше, что для разного периода времени могут быть актуальными различные показатели. Здесь еще раз повторимся. Система KPI не должна быть статичной, она должна регулярно обновляться и корректироваться в соответствии с изменениями в стратегии и целях компании. Постоянное обновление системы KPI позволит быстро реагировать на изменения внешней среды (а их у наших компаний предостаточно) и достигать лучших результатов.
И в завершении, не забывайте придать системе KPI законность, то есть переложить ее во внутренние нормативные документы, например, Положение о премировании.
А если Вам нужна работающая и эффективная система KPI, напишите нам по контактам, мы предоставим Вам больше информации о наших возможностях и опыте.
Также на опыт представлен на канале Дзен:, загляните к нам, у нас интересно!
Ваш Эксперт
info@be-expert.ru