Разработка процесса осуществляется всегда, и в микро-компании, и в большой компании. Почему-то под разработкой процесса часто понимают именно документ. Это не так! Прежде чем приступить к документированию, необходимо провести тщательное изучение существующих рабочих процессов в организации и их анализ, осуществить непосредственно разработку процесса.
Что это означает простыми словами?
Первым этапом разработки процесса является правильное проектирование. То есть процесс (его этапы, исполнителей, точки контроля и так далее) нужно определить таким образом, чтобы получался необходимый результат для вашей компании. Что это значит? С одной стороны, результаты у процессов во всех компаниях одинаковые, например:
- От закупок мы ожидаем закупленный товар в нужное время, нужного количество, по спланированной стоимости и соответствующего качества. Это, пожалуй, будет в каждой организации. Что будет индивидуально? В одной компании разработка процесса закупки будет предполагать регламентирование этапа выбора и оценки поставщиков, в другой – нет, так как всегда будет запрос цен.
- От планирования мы ожидаем цифры планирования продаж, объемов материалов, которые организация будет реализовывать. В этом процессе одной компании потребуется и планирование объема командировок сотрудников, в другой- обязательное согласование результатов процесса планирования через совет директоров.
На этом этапе разработки процесса определяются основные цели и задачи процесса, его ключевые или детализированные этапы, точки контроля, ответственные исполнители, руководители, участники, согласующие. А вот для получения спланированного результата каждого процесса необходимо также учесть возможные риски и препятствия, которые могут возникнуть в ходе его выполнения. Для управления рисками в процесс внедряются на этапе его разработки лучшие практики и методы, например:
- Для разработки процесса закупок: разработка документированных критерий и форм записей для этапа выбора поставщиков, запрос тестовых образцов, оценка первого опытного образца и пилотной партии, «золотые образцы», аудиты поставщиков, контроль разрешительной документации, мониторинг поставщиков и ценообразование через KPI и так далее. Наши эксперты знают все практики и подсказывают необходимые для конкретного процесса и условий конкретной организации (смотрите наши услуги по разработке процессов и системы менеджмента).
- Для разработки процесса контроля качества возможно следует определить риски входящих материалов и услуг, на основе которых правильно распределить ресурсы контролеров (что, у кого и как часто контролировать), ввести сверочные испытания или сличительные испытания (мера для снижения рисков необъективных результатов контроля качества); определить пробоотборники и ответственность за отбор проб, соответственно, программу подготовки специалистов. Возможно, будет экономически неэффективно поручить отбор проб сотрудникам лаборатории, которые удалены от производства, будут периодически туда бегать, попросят еще одного контроля в штат, так как не успевают. Весь этот комплекс работ называют системой контроля качества.
Второй основной этап разработки процесса – это определение точек контроля. Контроль – это инструмент получения объективных фактов о процессе, а также поддержания дисциплины. Самое главное для системы менеджмента, конечно, что контроль позволяет своевременно выявлять и устранять проблемы и отклонения от установленных стандартов. Для этого можно использовать различные методы контроля, такие как самоконтроль, взаимоконтроль, независимый контроль и другие.
И наконец, после определения контроля, необходимо регламентировать процесс. Регламентирование процесса включает в себя разработку документации, стандартов и инструкций по выполнению работы, а также установление сроков и ответственности за выполнение задач. Регламентация процесса позволяет обеспечить его стабильность и эффективность, а также упрощает контроль над выполнением задач. Не забудьте о том, что разработка процесса чаще всего завершается его регламентированием на нескольких уровнях:
- Регламенты на процесс в форме Регламентов, Положений, Стандартов организации , Карт процессов, блок-схем предназначены для руководителей, а
- Рабочие инструкции, методики, описания – разрабатываются с большим количеством деталей уже для уровня исполнителей.
Формы и наполнение этих документов будут разные. Для исполнителей, конечно, удобно использовать краткие понятные описания с картинками, как на нашем примере ниже.
В целом, разработка процесса с учетом его изучения, проектирования, определения контроля и регламентации – хоть и очень важные действия для управления бизнесом, но для большинства организаций непривычные (мы же не выполняем разработку процессов ежедневно, это также нужно уметь делать), а также длительные (нет ресурсов) и для этапа регламентирования – скучные (немногие любят писать документы). Будьте готовы к этим особенностям в проекте по разработке процессов. В части ресурсов и компетенций наша компания ОРЕКС (наш сайт с описанием услуг) всегда готова оказать оперативную и компетентную поддержку.
Пишите Ваши запросы на info@be-expert.ru.