Описание бизнес-процессов связано с их разработкой или актуализацией. Очень в редких случаях задача стоит именно зафиксировать и сохранить знания по тому, как бизнес-процесс реализуется. Но давайте обо всем по порядку и с пользой.
Когда требуется описание бизнес-процессов?
Клиенты консультационной компании ОРЕКС заказывают эту услугу в следующих случаях (приводим случаи в порядке популярности):
— не хватает порядка, не достигаются результаты, есть риск потери информации, то есть если в организации не всё хорошо организовано. Регламентирование процессов безусловно поможет устранить несоответствия;
— компания выросла, есть потребность распределить функции и ответственность, установить правила, создать и формализовать систему управления;
— компания масштабируется, привлекаются партнеры, создается франшиза. Необходимо сделать описание бизнес-процессов, распределить ответственность и полномочия сторон, определить информационные системы поддержки и т.д.;
— создано новое направление деятельности, учреждена новая компания. Есть желание собственников с самого начала все сделать правильно. Описание бизнес-процессов помогает устранить большой хаос запуска нового проекта.
Как проводится описание бизнес-процессов?
Как уже упомянули выше, само описание не представляет проблем, если есть системный процесс, то есть понятно кто, когда, как реализует процесс, с кем согласует, в каких точках и по каким критериям контролируется, какая отчетность ведется, какое взаимодействие, ресурсы требуются. Обычно не по всем значимым аспектам приняты решения, поэтому описание бизнес-процессов почти всегда это и актуализация порядка осуществления деятельности, устранение неточностей, «исторических инициатив». Процесс создается правильно для текущего положения дел, для того, чтобы достигать плановых результатов, а организация в итоге получала прибыль. Слишком сложно звучит? Давайте рассмотрим на примере:
Компания закупает канаты, веревки у производителей, осуществляет их нарезку и упаковку, реализует мелкими партиями. Установлен процесс входного контроля, который охватывает визуальную оценку поступившей продукции, сверку данных в сопроводительной документации. Также периодически продукция сдается на лабораторный контроль в сторонние лаборатории. Периодичность этих внешних испытаний установлена как 2 раза в год, но не определено, все ли производители должны быть дополнительно проверены. В итоге за последние 3 года канаты проверялись во внешних лабораториях только от одного производителя, от которого чаще всего поставки и ноль рекламаций.
Такой простой пример, где не применен риск-ориентированный подход.
Важные аспекты в регламентировании
Для описания бизнес-процессов мы рекомендуем использовать следующую структуру:
- Ответственность и участники процесса;
- Входные данные и поставщики процесса;
- Результаты и потребители результатов;
- Ресурсы процесса и их поставщики;
- Критерии оценки процесса и процедура мониторинга;
- Риски и возможности;
- Сопровождающая процесс документированная информация.
Описания бизнес-процессов предназначены для руководителей, для наглядности мы рекомендуем использовать табличные формы. Например, вот так может быть представлен раздел, регламентирующий критерии оценки процесса, их весомость, целевые значения.
В какой форме, в какой программе проводится описание бизнес-процессов?
На самом деле это не очень важно, важно удобство пользования формой описанных процессов для пользователей. Для кого-то удобна блок-схема, для кого-то нет.
И еще на самом деле чаще всего продолжает применяться простая бумажная форма. Пока еще партнерам, руководителям и сотрудникам больше удобно пользоваться понятной формой инструкции. Другой вопрос, что в этом описании не должно быть «воды», должна присутствовать четкость, отражена поддержка в исполнении процесса участником бизнес-процесса.
По вопросам сотрудничества по описанию бизнес-процессов: expert@orexpro.ru
Ваш эксперт