СМК форма часто используется для ведения записей, подтверждающих осуществление процесса. СМК форма сама по себе является документом, то есть должна быть разработана, согласована и утверждена. При разработке формы СМК персонал продумывает все необходимые поля, где персонал должен будет в последствии оставлять записи.
При разработке формы СМК рекомендуем ориентироваться на принципы:
- Краткость и лаконичность. Форма не должна содержать максимальное количество полей, а скорее минимально необходимое.
- Согласованность, отсутствие дублирования. Одна СМК форма часто дублирует содержание другого формуляра. Там, где есть такая возможность, следует отказаться от переноса или дублирования информации, так как это поможет сэкономить время персонала.
Правила заполнения форм СМК очень простые и вытекают из их предназначения.
Формы СМК должны заполняться во время осуществления деятельности или оперативно после завершения деятельности. Это важно, так как записи по системе менеджмента качества должны быть объективными.
Все поля формуляра должны быть заполнены, так как ведение этих записей регламентировано системой. Если некоторые графы формуляра нет возможности заполнить (отсутствует информация, информация не применима к процессу или аналогичное), то персонал должен отметить отсутствие информации в предусмотренных полях, например, как на фото к настоящей статье, буквой Z. Для многих такое требование кажется излишним, но на деле помогает:
- Исключить отсутствие записей в формах СМК по причине забывчивости персонала;
- Исключить возможность подделки записей или внесения необъективной информации в формуляр.
Заполненные формы СМК являются уже записями и управляются в СМК по правилам ведения записей. Еще один «лайфхак»: в стандартах с требованиями систем менеджмента ISO 9001, ISO14001, ISO 45001, ISO 50001 применяется единый термин «документированная информация», который подходит и для регламентирующих документов и для свидетельств осуществленной деятельности (фактов). Определить, какой вид документа ожидает международный стандарт, можно узнать по глаголу, который сопровождает термин «документированная информация». Если встречается словосочетание «поддерживать документированную информацию», то речь идет о регламентирующих документах. В сопровождении с глаголом «сохранять» термин «документированная информация» подразумевает запись, то есть факт реализованной деятельности.
Подробнее об управлении документации в наших статьях
Ваш эксперт
info@be-expert.ru